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Die Getting Things Done Methode Featured

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Die Getting Things Done Methode; von Dave Allen, beruht im wesentlichen auf 3 Fragen:

1. Worum handelt es sich?

2. Was ist als nächstes zu tun?

3. Wann mache ich was?

Es geht bei diesen Fragen darum, die richtigen Entscheidungen zur Organisation der Aufgaben zu treffen. Dies ist notwendig um Prioritäten zu erkennen und die Aufgaben und Termine korrekt einzusortieren.

Du brauchst aber keine Angst zu haben das diese Einteilung endgültig ist, denn sie ist ein Beginn alle Aufgaben und Termine zu ordnen um später unproblematisch Prioriräten zu ändern oder/und zu verschieben.

Das wichtigste dabei sind die folgenden Fünf Schritte:

1. Alles muss erfasst werden

2. Nach dem alles erfasst wurde, muss alles durchgegangen werden

3. Die Aufgaben müssen in Listen eingeordnet werden

4. diese Listen müssen ständig, mindestens jedoch wöchentlich kontrolliert werden

5. Arbeite die Aufgaben nach Prioritäten ab

Diese einzelnen Schritte müssen sich zu einem Ritual entwickeln. D.h. sie müssen regelmäßig erfolgen und alles was mehr als 2 Minuten in Anspruch nimmt wird als Aufgabe erstellt, einer Liste zugeordnet und abgearbeitet.

Die 2 Minuten Regel:

Alles was zur Abarbeitung weniger als 2 Minuten in Anspruch nimmt, wird sofort abgearbeitet. Das bedeutet diese Karenzzeit muss in Deiner regelmäßigen Aufgabenplanung pauschal berücksichtigt werden.

Wie bereits im vorrangegangen Blogartikel erklärt, unterscheiden wir zwischen Aufgaben und Terminen.

Bei der Priorisierung von Aufgaben und Terminen kommt eine wichtige Regel zum Zuge, welche für dich eine "Goldene Regel" darstellen sollte.

Unwichtig, Wichtig, dringend, wichtig und dringend

Diese 3 Prioritäten dienen Dir zur Bestimmung des nächsten Schrittes. Wie bereits oben geschrieben musst Du zuerst bestimmen um was es sich handelt: Termin oder Aufgabe.

Jetzt folgt der Schritt "Was ist als nächstes zu tun". Wir bestimmen die Priorität.

Ich möchte auf die einzelnen Prioritäten etwas genauer eingehen: 

Wichtig

Wichtig sind in der Regel alle Aufgaben; zumindest aus Kundensicht. Nicht aber aus unserer Sicht. Wir entscheiden klar nach unseren Prämissen, d.h. wichtig ist etwas wenn es zur Ausrichtung unseres Unternehmens gehört, wenn es uns weiterbringt oder wenn es existenziell auf uns wirkt.

Ein kleines Beispiel:

Unser wichtigster Kunde schreibt Dir eine E-Mail und bittet dich darum, ihm einen neuen Vorschlag für einen Newsletteranbieter zu nennen bzw. danach zu recherchieren.

Das ist wichtig, denn es ist ein Kunde und er finanziert dein Unternehmen. Aber es ist nicht dringend.

Dringend

Dringend sind in der Regel nur Wünsche Dritter. D.h. bei einem gut geführten Projekt- und Zeitmanagement sollte dieser Punkt am allerwenigsten auftreten. Dennoch wird er es tun.

Beispiel:

Ein Kunde ruf an, welcher sich 6 Monate nicht gemeldet hat und möchte das nun dringend an seinem Impressum eine Änderung vorgenommen wird. Wenn es kein wichtiger bzw. Stammkunde ist, ist die Aufgabe für deinen Kunden zwar dringend, aber für dich nicht wichtig. Auch können solche Aufträge abgelehnt werden. Dazu aber in einem späteren Artikel mehr.

Wichtig und Dringend

Das ist quasi die Eskalationsstufe. Dies kann vor allem durch äußere Einflüsse geschehen.

Beispiel:

Der Server deines Kunden schmiert ab und er muss dringend wieder neu gestartet bzw. ein Backup eingespielt werden. Wenn dieser Kunde für dich wichtig ist und Du vor allem einen Servicevertrag mit ihm hast, dann ist das das Szenario für eine wichtige und dringende Aufgabe.

Unwichtig

Was ist unwichtig? Das sind Dinge die für dein Zeitmanagement und deinen Beruf quasi keine Bedeutung haben. Auch hier habe ich ein Beispiel:

Der aktuelle ebay Newsletter. Er enthält für dich vielleicht interessante Information, aber er ist in Bezug auf das Zeitmanagement absolut unwichtig und wird in der Abarbeitung auch nicht berücksichtigt.

Zusammenfassung

Setze Dir einen regelmäßigen Termin; denke daran, Termine sind nicht oder nur schwer verschiebbar, z.B. jeden Nachmittag 17 Uhr für 30 Minuten und sortiere alle Aufgaben nach diesen 4 Prioritäten.

Alles was wichtig und dringend ist, wird zuerst am folgenden Tag erledigt, was wichtig ist folgt oder wird auf die Folgetage verschoben. Dinge die dringend sind werden unter täglich, aber untergeordnet abgearbeitet. Alles was unwichtig ist, ignorieren wir in der Tagesplanung.

Es wird zu diesen Regeln auch noch Übungen Erklärungen am konkreten Beispiel geben. Bleibt also aufmerksam.

Additional Info

Last modified on Dienstag, 10 Januar 2017 20:56
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