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Beginnen wir mit den Punkten Aufgaben und Termine. Hierzu ist es wichtig diese beiden Dinge zu unterscheiden und für das spätere Handling klar zu definieren.

Termine

Was sind Termine? Sie sind zeitlich klar definierte Zeitpunkte, welche zu einer klar definierten Zeit und in der Regel auch an einem klar definierten Ort stattfinden; vor allem aber sind sie von dritten abhängig.

Was bedeutet das für uns nun genau?

Wenn wir einen Termin vereinbaren, dann machen wir das in der Regel mit jemand anderem. D.h. einem Kunden, einem Arzt, einer Behörde oder auch privat mit Freunden oder der Familie.

Es ist also so, das zu einem Termin in der Regel eine dritte Person eingebunden ist und sich auch für uns Zeit genommen hat. Dies mach umso mehr klar, das Termine fest und nur unter Absprache verschiebbar sind.

Die Gründe defür sind vielfältig, denn wir verantworten bei einem Termin nicht nur unsere Zeit, sondern auch die Zeit eines Dritten.

Wenn wir Termine nun nicht wahr nehmen oder zu spät kommen provizieren wir gleich mehrere Probleme.

Das erste Problem ist, das der Termin in der Regel wiederholt werden muss. Das bedeutet für uns erneute Zeitbindung und auch für unseren Gesprächspartner; dies gilt vor allem wenn jemand zu spät kommt und die Zeit nicht ausreicht.

Das zweite Problem ist, das unser Gesprächspartner nicht erfreut darüber sein wird, das wir ihn haben warten oder sitzen lassen. So etwas kann eine geschäftliche, oder auch private Beziehung durchaus belasten. Vor allem wenn es öfters vorkommt.

Der dritte Punkt ist, das ein Termin auch Vorbereitung bedarf. Diese müssen wir im schlimmsten Fall mehrfach aufwenden und das widerspricht ja unserem Vorhaben, das Zeitmanagement für Entwickler, mehr Zeit zu gewinnen und entspannter zu arbeiten.

Es gilt für uns also:

1. Termine grundsätzlich wahrnehmen

2. Pünktlich sein

3. Wenn wir den Termin nicht wahrnehmen können, zeitig genug absagen und gleich einen neuen Termin vereinbaren. 

Aufgaben

Der deutlichste Unterschied zwischen Aufgaben und Terminen ist, das sie nicht von dritten abhängig sind. Aufgaben dienen uns als "ToDo" um einen Überblick zu behalten, was alles schon gemacht wurde und was noch zu machen ist.

Aufgaben haben mehrere Eigenschaften:

1. Sie sind terminlich bindbar; d.h. sie können an Uhrzeiten oder Tage geknüpft werden

2. Sie können und sollen nach Prioritäten eingeordnet werden

3. Sie sind verschiebbar

Das bedeutet für uns, das Aufgaben der flexible Teil unserer Arbeitszeit sind, währen Termine feste Bestandteile des Terminkalenders sind, um welche die Aufgaben geordnet werden.

Zusammenfassung

Aufgaben können wir selbst ordnen und bestimmen über ihre Prioritäten. Termine sind feste Ankerpunkte unseres Kalenders und sind abhängig von Dritten.